Plano de Trabalho para convênios e ajustes congêneres

O plano de trabalho é a espinha dorsal do projeto, pois nele devem constar todas as informações técnicas que irão possibilitar a perfeita execução do ajuste. A PROAD confeccionou dois modelos padrão de plano de trabalho, os quais visam atender as exigências dos normativos pertinentes:

Caso os projetos pleiteados tenham apoio das Agências de Fomento parceiras da Unifesspa, poderão ser utilizados os modelos de Plano de Trabalho próprios das instituições:

A seguir, algumas orientações básicas acerca do preenchimento do plano de trabalho.

OBS: Ressaltamos que os dados constantes do plano de trabalho preenchido nas figuras são resumidos e meramente exemplificativos, devendo o coordenador preencher o plano de trabalho com todos os dados técnicos pertinentes e a robustez necessária ao projeto em questão.

1. Nos primeiros campos do plano de trabalho devem ser preenchidos os dados básicos do projeto, objeto, dados das partes, informações da coordenação e a classificação do projeto. Lembrando que o projeto só pode ser enquadrado em uma das áreas de atuação da IFES (pesquisa, extensão, ensino ou desenvolvimento institucional) devendo ser definida pelo setor responsável pelo acompanhamento aquela com predominância no projeto, de acordo com o Art. 3º da Resolução nº 05/2014-CONSUN:

2. O coordenador deve justificar a necessidade de execução do projeto, elencando potenciais benefícios para a instituição e sociedade, seu alinhamento com os objetivos institucionais da Unifesspa e ainda a fundamentação legal relativa ao objeto do projeto:

3. No campo de identificação do projeto devem ser detalhadas as caracteristicas do objeto do projeto, incluindo se possível, um resumo das ações pretendidas, e em seguida devem ser elencados os prováveis beneficiários do projeto como público alvo de suas ações.

4. A definição de obrigações das partes é fundamental para a perfeita execução do projeto, é necessário que se faça o levantamento de todas as ações a serem executadas e que sejam indicado os responsáveis por executá-las, de maneira clara, de modo a evitar possíveis problemas de omissão em etapas essenciais.

IMPORTANTE: É importante que todas as informações necessárias à execução do ajuste possam ser extraídas do próprio processo de modo que qualquer pessoa média que analise ou audite o processo possa ter sanadas todas as eventuais dúvidas com relação a sua execução, não cabendo em documentos públicos informações subjetivas passíveis de interpretação que podem dar margem a entendimentos dúbios e que tragam insegurança jurídica às partes envolvidas, sendo necessário que todas as informações vitais estejam claramente expressas.

5. A definição dos prazos de execução deve considerar a complexidade do projeto e de suas etapas, para que seja estimado tempo suficiente para executar todas as ações previstas. O coordenador deve ainda dispor sucintamente sobre os resultados esperados da execução do projeto:

Importa citar que durante a execução de fato, o período de execução das metas poderá divergir em pequena escala do período previsto no cronograma de execução, por diversos motivos operacionais à que o projeto possa estar sujeito, não devendo, no entanto, haver variação grosseira dos prazos previstos, situação na qual deverá haver justificativa e posterior celebração de termo aditivo para readequação do cronograma.

6. Para os casos de projetos que envolvam a transferência de recursos, chegamos à uma etapa importante da confecção do plano de trabalho. A correta previsão das despesas do projeto é essencial para que a sua execução possa transcorrer sem maiores problemas. O coordenador deve estimar os gastos do projeto que subsidiarão a transferência dos recursos, desde bolsas e diárias, até a compra de equipamentos e insumos, e para isso pode se basear em pesquisa de preços, leis e normativos, contratos e atas de registro de preços da própria Unifesspa ou demais órgãos, entre outras fontes de pesquisa.

O coordenador deve informar no campo de detalhamento da receita os dados da fonte do recurso, que poderão ter origem pública (emenda parlamentar, TED, recurso próprio de alguma unidade da Unifesspa, etc.) ou privada. No plano de aplicação estará um resumo das despesas do projeto:

No caso de projetos com Fundações de Apoio, devem ser previstos os custos com despesas operacionais da Fundação (i), que de acordo com os normativos pode variar de 0% a 15% do valor do projeto. Para projetos financiados com recursos externos, devem ser previstos ainda os custos de ressarcimento às unidades executoras e administração superior (j), de acordo com o Art. 14 da Resolução nº 05/2014-CONSUN.

NOTA: os valores referentes às Despesas Operacionais da Fundação e os de Ressarcimento à Unifesspa devem ser calculados após a obtenção do valor total da execução do projeto. Exemplo: a somatória das despesas do projeto é de R$ 20.000,00 – soma-se à ele a porcentagem de 10% da fundação (R$ 2.000,00) e a porcentagem de 20% de ressarcimento à Unifesspa (R$ 4.000,00) – chegando ao valor total de R$ 26.000,00.

Para auxílio na consolidação do plano de aplicação e cronograma de desembolso, a PROAD disponibiliza uma planilha padrão do Excel para confecção da memória de cálculo do plano de aplicação:

A memória de cálculo deve constar como anexo do plano de trabalho. O coordenador deve estabelecer contato com a DFC/PROAD para esclarecimentos acerca dos elementos de despesa corretos para cada gasto.

Deve haver negociação com o órgão financiador para verificar as datas mais favoráveis para que possam ocorrer os desembolsos, em consonância com as atividades previstas no cronograma de execução, de modo que nunca faltem recursos financeiros para execução das atividades em todos os períodos de execução:

NOTA: os valores referentes às Despesas Operacionais e de Ressarcimento à Unifesspa devem ser realizadas proporcionalmente em cada desembolso.

7. No plano de trabalho deve haver ainda detalhamento dos recursos infraestruturais da Unifesspa que ficarão disponíveis à equipe técnica para execução do projeto, e ainda detalhamento dos valores de ressarcimento definidos, com a respectiva justificativa caso estejam em percentuais diferentes dos previstos na Resolução nº 05/2014-CONSUN.

8. Por fim, concluída a confecção do plano de trabalho, devem ser elencados como anexos a ele todos os documentos pertinentes a execução do projeto, tais como projetos básicos, minutas de editais de seleção, ementas, manuais, dentre outros.

Deve constar em anexo ao plano de trabalho ainda, os dados do coordenador e da equipe técnica do projeto.

Segue abaixo o plano de trabalho preenchido com exemplo, e a respectiva memória de cálculo.

 PLANO DE TRABALHO PREENCHIDO – EXEMPLO

 MEMÓRIA DE CÁLCULO PREENCHIDA – EXEMPLO